Riziko úniku dát v odpadkovom koši: Prečo potrebujete správnu skartovačku?

Odpadkový kôš nie je trezor

Podľa spoločnosti OfficeLand mnohé firmy stále podceňujú jednu z najjednoduchších ciest k úniku dát. Papierové dokumenty často obsahujú:

• mená a priezviská,
• adresy a rodné čísla,
• bankové údaje,
• údaje zo zmlúv, faktúr či internej agendy.

Stačí jediný nesprávne vyhodený dokument a firma môže riešiť bezpečnostný incident, reputačný problém aj zbytočné právne komplikácie.

Pravidlá GDPR aj smernice o ochrane dokumentácie v praxi hovoria jasne: dokumenty nestačí len odložiť bokom alebo vyhodiť do koša. Po skončení ich životného cyklu ich musíte bezpečne zlikvidovať skartovačkou.

Kedy môžete dokumenty skartovať?

OfficeLand upozorňuje, že dokumenty nemôžete skartovať kedykoľvek. Do skartovačky ich môžete vložiť až po uplynutí lehoty uloženia, ktorú určuje právny predpis alebo registratúrny plán, prípadne interná smernica zosúladená s platnou legislatívou.

Ministerstvo vnútra výslovne uvádza, že do návrhu na vyradenie môžete zaradiť len tie registratúrne záznamy, ktorým už uplynula lehota uloženia. Záznamy s platnou lehotou tam zaradiť nesmiete.

Táto lehota sa líši podľa typu dokumentu. Bežne ide napríklad o tieto prípady:

• Účtovné doklady a faktúry – uchovávate spravidla 10 rokov.
• Mzdové listy – uchovávate spravidla 50 rokov (najmä kvôli preukazovaniu dôchodkových nárokov).
• Dokumenty s osobnými údajmi – ničíte po skončení účelu spracúvania a po uplynutí príslušnej doby uchovávania, ak neexistuje iný zákonný dôvod na ich ďalšie uchovávanie.

Najprv si musíte overiť, či dokument:

1. Už splnil svoj účel.
2. Nepatrí do povinnej evidencie.
3. Nepodlieha archivačnej lehote.
4. Môžete ho vyradiť bez porušenia zákonných povinností.

Hlavné podmienky správnej skartácie

Aby ste dokumenty zlikvidovali v poriadku, musíte splniť viacero podmienok naraz:

• Dodržanie lehôt uloženia: Ak skartujete dokument príliš skoro, riskujete sankcie pri prípadnej kontrole.
• Správne vyradenie dokumentov: Niektoré subjekty môžu dokumenty vyradiť samy, iné podliehajú prísnejšiemu režimu.
• Bezpečný spôsob likvidácie: Zničený dokument nesmie nikto ľahko obnoviť.

Roztrhať nestačí, rozhoduje stupeň zabezpečenia

Mnohí si myslia, že stačí dokument roztrhať rukami. OfficeLand pripomína, že ručné roztrhanie však nezaručí, že údaje nikto neprečíta. Skúsený človek dokáže poskladať aj niekoľko desiatok kúskov. Skartovačka na papier rozreže dokument na tak malé časti, že jeho rekonštrukcia prestáva byť reálna.

Pri výbere sa riaďte bezpečnostným stupňom podľa normy DIN 66399. Orientačne platí:

• P-3: Vhodný pre bežné interné dokumenty.
• P-4: Vhodný pri dokumentoch s osobnými údajmi.
• P-5: Vhodný pri citlivejších údajoch, finančných podkladoch alebo zdravotnej dokumentácii.

Zaujímavosť: Najvyššia ochrana dát pre armádu a tajné služby

Najvyššie úrovne ochrany P-6 a P-7 slúžia na skartovanie prísne tajných dokumentov. Zariadenia pri nich režú papier na mikročiastočky s rozmerom len 0,8 × 5 mm, čím spĺňajú najprísnejšie bezpečnostné štandardy americkej NSA.

Túto absolútnu ochranu pred únikom dát poskytujú napríklad špeciálny skartovač KOBRA pripravený pre potreby NATO. V praxi sa na ne spoliehajú vládne a vojenské orgány po celom svete, vrátane amerického ministerstva zahraničných vecí, CIA a samotnej NSA.

Ekologický bonus: Vyrobte si vlastný baliaci materiál

Skartovanie vo firme nemusí slúžiť výhradne len na znehodnotenie citlivých dát, ale firmám prináša aj ekologické a ekonomické výhody. Ak do firmy pravidelne prijímate tovar a zhromažďujete množstvo odpadových kartónov, nemusíte ich zbytočne hromadiť v zbere.

Pomocou špeciálneho skartovača kartónu DSB CS325 dokážete staré a nepotrebné krabice premeniť na flexibilnú „sieť". Získate tak zdarma špičkový, ekologický baliaci materiál.

Ten spoľahlivo ochráni vaše vlastné zásielky, ušetrí vám náklady na nákup bublinkových fólií a zároveň výrazne pomáha chrániť životné prostredie.

Pred nákupom bežnej kancelárskej skartovačky si položte najmä tieto otázky:

• Koľko listov denne budete skartovať?
• Koľko listov má zariadenie zvládnuť naraz?
• Potrebujete ničiť aj plastové karty, CD alebo dokumenty so sponkami?
• Dávate prednosť nízkej hlučnosti?
• Aký veľký zásobník na odpad vašej kancelárii postačí?

V praxi sa oplatí sledovať najmä: kapacitu skartovania, objem odpadkového koša, výkon motora, automatický spätný chod a ochranu proti zaseknutiu.

Dôležitá je aj kvalita materiálu, ktorý skartujete. Hrubší kancelársky papier s vyššou gramážou kladie na rezné nože väčšie nároky, preto pri pravidelnej záťaži siahnite po výkonnejšom modeli.

Pozrite si výber skartovačiek na OfficeLand a zabráňte zneužitiu vašich citlivých informácií.